INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELLE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING
 
Dicofarm S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento, in adempimento agli obblighi previsti dall’art.13 del Regolamento EU 679/2016 (“GDPR”), fornisce informazioni in merito al trattamento dei dati personali da Lei conferiti nell’ambito della gestione delle segnalazioni di presunti illeciti (c.d. whistleblowing) ai sensi del D. Lgs. 24/2023, da parte di dipendenti, di dipendenti delle società del gruppo e di soggetti terzi (collaboratori/fornitori) nell’ambito del rapporto di lavoro, pervenute attraverso la piattaforma informatica dedicata e accessibile via web all’indirizzo https://www.dicofarm.com/it/whistleblowing/.
 
Il Titolare del trattamento dei Suoi dati è Dicofarm S.p.A. ed il contitolare del trattamento dati è AG Pharma S.r.l. entrambe con sede in Roma, Via del Casale della Marcigliana.
 
Dati trattati
La segnalazione potrà avvenire sia in forma anonima che nominativa.
 
In caso di segnalazione in forma anonima, non essendo possibile risalire all’identità del segnalante, non avverrà alcun trattamento dei dati personali dello stesso. La segnalazione contenente dati personali riferibili ad altre categorie di soggetti interessati, la sua ricezione e gestione costituisce trattamento di dati personali. Il segnalante è invitato a non conferire dati personali appartenenti alle categorie c.d. “particolari” ex art. 9, par. 1 del GDPR ove ciò non risulti strettamente necessario.
 
In caso di segnalazione in forma nominativa, i dati personali raccolti e trattati dal Titolare nell’ambito della gestione delle segnalazioni pervenute attraverso la predetta piattaforma, per il principio di minimizzazione dei dati, saranno visibili solo qualora si rendesse necessario ai fini dell’istruttoria.
 
I suddetti dati possono appartenere alle seguenti categorie:
• Dati personali comuni (ad es. le generalità di chi effettua la segnalazione);
• Dati personali correlati alla segnalazione ovvero la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza (la data e il luogo ove si è verificato il fatto; l’indicazione dei nomi e ruoli di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione; informazioni relative ad eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati);
• Dati personali appartenenti alle categorie cc.dd. “particolari” ex art. 9, par. 1 del GDPR riferibili ai soggetti interessati eventualmente forniti dal segnalante;
• Dati personali di soggetti terzi nella disponibilità del Titolare anche a seguito delle attività volte alla verifica della fondatezza della segnalazione stessa, nel rispetto delle leggi applicabili.
 
Finalità del trattamento
Il trattamento è finalizzato alla corretta e completa gestione delle attività istruttorie volte a valutare la fondatezza delle segnalazioni trasmesse attraverso il canale sopra indicato ed eventualmente a dar seguito all’adozione di conseguenti provvedimenti.
 
Base giuridica del trattamento
La base giuridica per il trattamento dei dati di cui sopra è da individuare:
• per i dati personali comuni, nell’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte e per adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e c) del GDPR, tenuto conto dell’art. 6, commi 2-bis, 2-ter e 2-quater del D. Lgs. 231/2001;
• per i dati personali appartenenti alle categorie cc.dd. “particolari”, nell’applicazione dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR per assolvere obblighi ed esercitare i diritti specifici in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale; lett. f) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
 
Natura obbligatoria/facoltativa del conferimento dei dati trattati
Il conferimento dei dati personali per la finalità indicata è facoltativo per il segnalante, essendo prevista la possibilità di effettuare la segnalazione in via anonima, e, in caso di mancato conferimento, potrebbe non risultare possibile prendere in carico e gestire la segnalazione sulla base di quanto previsto dalla procedura aziendale.
Nei confronti del segnalante, è garantito che non verrà effettuata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.
 
Modalità del trattamento
I Suoi dati personali saranno trattati in forma elettronica nel software della società TeamSystem S.p.A., nel rispetto della normativa applicabile, compresi i profili di sicurezza, confidenzialità ed ispirandosi ai principi di correttezza e liceità di trattamento.
 
Ambito di conoscibilità e comunicazione dei dati
I dati personali contenuti nelle segnalazioni pervenute al Titolare non saranno diffusi. I Suoi dati potranno essere condivisi, con i seguenti soggetti:
• Il personale autorizzato al trattamento dei dati personali e debitamente istruito ai sensi degli art. 29 del Regolamento e delle procedure operative che compongono il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (nello specifico l’Organismo di Vigilanza del Titolare quale soggetto autorizzato al trattamento riguardo alla ricezione e all’esame delle segnalazioni);
• Il fornitore della piattaforma informatica per la gestione delle segnalazioni, il quale agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
• Gli enti e autorità in qualità di autonomi titolari a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità, in particolar modo in relazione alle attività istruttorie relative a fatti segnalati sui quali sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di pubbliche Autorità.
Sarà in ogni caso garantita la massima riservatezza della Sua identità in conformità alle procedure aziendali. In particolare, nel caso di trasmissione della segnalazione ad altre strutture/organi/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, verrà privilegiato ove possibile l’inoltro del solo contenuto della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante.
 
Periodo di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario ai fini di gestione dell’istruttoria, di verifica della fondatezza della segnalazione e di adozione di relativi provvedimenti, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’art. 5, par.1, lett. c) del GDPR.
Il Titolare si riserva, tuttavia, di conservare i predetti dati personali anche per tutto il tempo necessario per l’adempimento di obblighi normativi e per soddisfare eventuali esigenze difensive.
 
Tempi di conservazione
I dati personali saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario ai fini della gestione dell’istruttoria, di verifica della fondatezza della segnalazione e di adozione di relativi provvedimenti, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’art. 5, par.1, lett. c) del GDPR.
 
Trasferimento dei dati
La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server, ubicati all’interno dell’Unione Europea, del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento.
I dati non sono attualmente oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.
Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server, in Italia, all’interno dell’Unione Europea e/o in Paesi extra-UE.
In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità agli artt. 44 ss. del GDPR ed alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato.
 
Diritti dell’interessato
La informiamo che con riferimento ai dati trattati lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti di cui agli Articoli 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 22 del Regolamento; in particolare, lei ha il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati ed in tal caso l’accesso agli stessi e di verificarne l’esattezza.
Ha il diritto, inoltre, di richiedere la rettifica dei dati, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei Suoi dati, nonché di opporsi al trattamento in tutto o in parte per motivi legittimi, di revocare il proprio consenso, qualora previsto, e di proporre un reclamo ad un’Autorità di Controllo o di adire le opportune sedi giudiziarie.
 
Tenga presente che qualora chiedesse di cancellare i suoi Dati Personali, prima della conclusione dell’istruttoria, potremmo non essere in grado di rispondere alla sua segnalazione o di concludere l’indagine.